ein Leitfaden für die Auswahl eines Enterprise Print-Management-Programm

Während der Arbeit für eine Organisation mit einem erheblichen direkten Mail-Marketing-Abteilung, habe ich einmal Zeuge der Folgen eines schlecht informierten Kauf von Druckern und entsprechenden Print-Management-Programme. Diese Firma hatte insbesondere eine drastische Erhöhung ihrer Druckanforderungen, so dass die Schuss-Anrufern ging sofort aus und verbrachten Tausende auf der größten und besten High-Speed-Umschlag-Drucker auf dem Markt.

Leider war der Drucker weit komplizierter als die alten Drucker, und es brauchte Facharbeiter zu arbeiten, wie es entworfen wurde. Schließlich wurde der Drucker benched und zuverlässig (wenn auch langsam) Drucker wurden, nur um die Produktion weiter genannt.

Während dieser konkreten Beispiel verdeutlicht die Fallstricke ein begegnen könnten nach dem Kauf Drucker-Hardware, die moralische ebenso wie für Software drucken.

Die Chancen stehen wahrscheinlich, dass, wenn Sie dieses Handbuch lesen sind, haben Sie bereits eine ziemlich gute Idee, warum Ihre Organisation braucht eine Lösung für Ihre Print-und Output-Management-Anforderungen. Auch wenn Sie sich der Notwendigkeit bewusst sind, ist es Ihnen obliegt, zu prüfen, wie Ihre Organisation die Print-Management-Software zu implementieren, was Problem (e) erwarten Sie erweiterte Print Management ist und welche Software-Features am besten helfen Ihnen dabei realisieren Lösungen für diese Probleme.

Welche Probleme hat die Software lösen müssen?

Drucker Kommunikation - oder deren Fehlen - oft Probleme für Endanwender, und diese Probleme in der Regel zurück an den Helpdesk rieseln. Ein Endbenutzer, zum Beispiel sendet ein Dokument an den Drucker-Spooler, er geht zu seinem Dokument aus dem Ausgabefach abzurufen, nur um festzustellen das Papierfach leer. Im Allgemeinen wird dieser Prozess in wenigen Permutationen von Anfängern Fehlersuche wiederholt werden, bevor das Problem durch den Endverbraucher oder den Helpdesk befestigt ist.

Die verlorene Zeit in der Fehlersuche Permutationen und den Helpdesk anrufen könnte ganz vermieden werden, wenn der Drucker konnte zu kommunizieren zurück zu der Workstation des Benutzers mit dem Status des Druckauftrags. Aber fortschrittliche Druck-Spool-Management-Software (Plus Technologies 'OM Plus Print Manager, zum Beispiel) ermöglicht dem Drucker, um gegenseitig die Kommunikation mit dem Arbeitsplatz. Diese bidirektionale Kommunikation ermöglicht dem Drucker, eine Statusmeldung an den Endverbraucher zurück, unter Umgehung einer Rätselraten und die Beseitigung der Zeit damit verbracht, um das Problem zu diagnostizieren.

Ein Mangel an eine bidirektionale Kommunikation zwischen dem Drucker und dem Endanwender oder dem Druckserver ist nur ein Beispiel von vielen Probleme, die typischerweise durch fortschrittliche Druck-Management-Software gerichtet. Als solche müssen Sie sehr vertraut mit dem besonderen Druck Problem (e) Ihrer Organisation steht, so dass Sie sicherstellen können, finden Sie eine entsprechende Print-Management-Lösung.



Wie wird das Druckmanagement-Lösung umgesetzt werden?

Der nächste wichtige Überlegung, die Ihre Entscheidung informieren sollten, ist, wie die Print-Management-Software in der gesamten Organisation umgesetzt werden.

Auf welchem ​​Betriebssystem-Plattformen wird das Druckmanagement-Lösung umgesetzt werden? Und was noch wichtiger ist, wird die Software in der Lage sein, nahtlos interagieren, über alle Plattformen, die Sie benötigen? Viele Print-Management-Software-Lösungen sind Multi-Plattform-kompatibel, aber es gibt ein paar, wie der OM Plus Print-Management-Software-Suite, die in fast allen IT-Umgebungen funktionieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt der Forschung ist die Software-Schnittstelle: Was ist die Benutzeroberfläche? Genau wie in meinem Beispiel der Super-Duty-Drucker, dass niemand wusste, wie zu bedienen, wenn eine Organisation implementiert eine Print-Management-Lösung, die kompliziert, nicht intuitiv, oder sonst nicht benutzerfreundlich ist, kann eine systemische Paria geworden, gemieden von frustrierten einzelnen Benutzern in größerem Umfang.

Einige Software für Print-Management löst das Problem der Benutzeroberfläche durch einfaches Betätigen off des Druckservers. Dies ermöglicht den Endbenutzern zu drucken, wie sie schon immer, ohne sich mit einer neuen Schnittstelle zu beschäftigen. OM Plus-Funktionen wie diese, mit einem Java-GUI für Server-seitige Verwaltung. Erweiterte Endnutzer darüber hinaus möglicherweise noch Schnittstelle mit der Software über eine web-basierte Anwendung, so dass keine Software muss auf Workstations im gesamten Unternehmen installiert werden, Hieb Kosten für die anfängliche Implementierung und Schulung.



Welche anderen Funktionen sollten Sie achten?

Ein Vorteil eines Systems wie OM Plus ist die zentrale Steuerung eines ganzen Unternehmens Output-Management. Dies ist sicherlich nicht ein notwendiges Merkmal in einem Print-Management-Software-Lösung, aber wer versucht, Fragen, die ein Stück Software verfügt über mehrere Workstations zu diagnostizieren hat, kann sicherlich zu schätzen den Komfort und die Zeit, indem Sie eine zentrale Steuerung gespeichert.

Ein letztes Merkmal, das die meisten für Organisationen, die schnell wachsen oder mit Plänen in der Zukunft zu erweitern, ist die Skalierbarkeit des Print-Management-Software. Skalierbarkeit tatsächlich mit sich bringt viel von den vorherigen Punkten - wie Funktionalität über mehrere Betriebssysteme und zentrale Steuerung - seit Organisationen oft organisch wachsen, Erwerb Workstations und Maschinen auf einer as-needed Basis. Wachstum wie diese Anforderungen Flexibilität der Software. Skalierbarkeit auch die Frage der Größe: Wie viele Abteilungen und Endanwender die Software unterstützen müssen? Flexibilität in der Benutzer-Last und die Nachfrage ist auch von entscheidender Bedeutung für den schwankenden Geschäft modesl.

Nach dieser Punkte als Richtlinien, können Sie nun besser informierte Entscheidungen bei der Suche nach Druckmanagement-Software. Und fundierte Entscheidungen während des Forschungsprozesses ist der erste Schritt zur Maximierung Ihres Return on Investment nach endlich Implementierung eines Print-Management-Lösung.
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